Steeds meer vrijwilligersorganisaties hebben een vrijwilligersbeleid. Vrijwilligersbeleid is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hen de kans te geven hun eigen doelen na te streven, op een zodanige wijze dat ook de doelstellingen van de organisaties daarmee gediend zijn.

Waarom een vrijwilligersbeleid?
Het is belangrijk een vrijwilligersbeleid te hebben. Organisaties streven doelen na. Om zich ervan te verzekeren dat deze doelen worden bereikt, zijn mensen nodig. Een organisatie zal zich moeten afvragen of zij met vrijwilligers wil werken en waarom. Wanneer een organisatie besluit om met vrijwilligers te gaan werken, betekent dat niet dat er ook een vrijwilligersbeleid is. Gelukkig zien steeds meer organisaties het belang in van goede werkomstandigheden voor vrijwilligers. Een goed vrijwilligersbeleid voorziet zowel in de immateriële zin (taakverdeling, begeleiding en inspraak) als in de materiële zin (onkostenvergoeding, verzekeringen en dergelijke). Aangezien de positie van de vrijwilliger geen wettelijke rechtsbescherming kent, kan een organisatie in haar vrijwilligersbeleid zorgen dat de positie van de vrijwilliger duidelijk omschreven is.

Vrijwilligers willen niet alleen leuk en zinvol werk doen, maar ook erkend en gewaardeerd worden. Zonder een duidelijk omschreven positie hangt erkenning af van willekeur. Het feit, dat steeds meer organisaties met vrijwilligers werken, betekent dat het belang van hun inbreng toeneemt. Een logisch gevolg hiervan is, dat de positie van de vrijwilligers beschreven wordt in een vrijwilligersbeleid. Het vrijwilligersbeleid wint aan kracht als zowel met de belang­en van de organisatie als met de belangen van de vrijwilliger rekening wordt gehouden.

Wat beschrijft het vrijwilligersbeleid?
Het vrijwilligersbeleid beschrijft de motieven om met vrijwilligers te werken: welke taken zij verrichten, onder welke voorwaarden, wat de positie van de vrijwilliger is en welke rechten en plichten daaruit voortvloeien.

Motieven
In een vrijwilligersbeleid moet duidelijk worden wat de klant aan het aanbod van vrijwilligers heeft. Tevens moet worden beschreven wat het werk de vrijwilligers oplevert en wat het werk van vrijwilligers voor de organisatie betekent. De antwoorden op deze vragen zullen per organisatie verschillen. Toch zijn er een aantal centrale uitgangspunten te noemen die altijd gelden:
– vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie;
– de ene vrijwilliger is de andere niet. Capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteen­lopen. Dat geldt ook voor de motivatie. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats;
– vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. Het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant.

Takenpakket
In elke organisatie kunnen diverse taken worden verricht: de organisatie en uitvoering van activiteiten en taken op het gebied van beleidsvorming en besturen. De organisatie bepaalt zelf, wie voor welke taken wordt ingezet. Als is vastgesteld welke taken vrijwilligers kunnen verrichten, worden taakomschrijvingen gemaakt en vastgelegd. De regeling van bevoegdhe­den verdient extra aandacht. Een taak gebeurt alleen maar goed, als de vrijwilliger in staat is de taak te verrichten en de benodigde bevoegdheden krijgt. Pas dan kan de vrijwilliger verant­woordelijk gesteld worden voor zijn of haar taak.

Werving
Er zijn verschillende manieren van werven: de persoonlijke benadering, een schriftelijke oproep via een eigen huisorgaan, ledenblad of lokale media, het organiseren van speciale voorlichtingsbijeenkomsten, het werven onder de doelgroep en het plaatsen van een vacature bij de Vrijwilligers Vacature Bank van SPUI93. Dat laatste is een geschikte manier om uit het ons-kent-ons circuit te treden en een geheel onbekende groep van potentiële vrijwilligers in beeld te krijgen. Bij het opstellen van een vacature is het niet alleen belangrijk de kwaliteitseisen aan te geven, maar ook in te spelen op de motieven en belangen van de vrijwilliger. We leven in een tijd waarin mensen bewuster kiezen en zich niet meer vanzelfsprekend beschikbaar stellen. De voordelen van het werk (ontplooiingskansen, status of het opdoen van ervaring) en de voord­elen van de organisatie (prettige werksfeer, collegiale samenwerking) zouden moeten worden belicht.

Selectie
Niet iedereen is voor elk type vrijwilligerswerk geschikt. In principe hoort vrijwilligerswerk laagdrempelig te zijn. Dat betekent echter niet dat er geen eisen aan vrijwilligers gesteld mogen worden. Vrijwilligerswerk wordt immers verricht met een bepaald doel of voor een bepaalde doelgroep. Selecteren betekent passen en meten. Het soort werk en de aangebo­den kwaliteiten van de vrijwilliger zijn hierbij doorslaggevend.

Introductie en proefperiode
Een goede inwerkperiode is voor vrijwilligers van groot belang. Het is verstandig om een duidelijke proefperiode af te spreken, waarin de vrijwilliger en de organisatie bekijken of het klikt in het werk en de samenwerking. Het hart van de meeste vrijwilligers ligt bij de uitvoering van het beleid. Om goed hun werk te kunnen doen, hebben zij informatie nodig. Veel vrijwilligers zijn geen vergadertijgers en grote ‘papierverslinders’. Aandacht voor een aantrekkelijke presentatie van de informatie verhoogt de kans dat de boodschap overkomt en de betrokkenheid met de organisatie kan groeien.

Inspraak
Er zijn verschillende redenen om vrijwilligers te stimuleren om aan besluitvorming rond hun werk en hun positie deel te nemen:
– inspraak van vrijwilligers kan een bijdrage leveren in het verbeteren van: de werkuitvoering, de positie van de vrijwilligers en de condities voor dit werk, de communicatie tussen vrijwilligers en anderen in de organisatie;
– inspraak kan heel motiverend werken als blijkt dat de vrijwilligers ook echt serieus worden genomen;
– deelname aan overleg en besprekingen kunnen bijdragen aan een andere visie bij de vrijwilli­gers.

Inspraak van vrijwilligers kan op verschillende manieren geregeld worden: werkbesprekingen, activiteitenoverleg of een vrijwilligersraad met eigen bevoegdheden. Iedere organisatie bepaalt zelf de mate van inspraak van de vrijwilligers. Het is belangrijk dat vrijwilligers ervan overtuigd zijn dat er rekening wordt gehouden met hun wensen en mogelijkheden. Het ontbre­ken van inspraak kan leiden tot ontevredenheid en conflicten.

Deskundigheidsbevordering
Van vrijwilligers wordt terecht verwacht, dat zij zich zo goed mogelijk inzetten in hun werk. Daarbij gaat het zowel om continuïteit als kwaliteit. Het spreekt voor zich dat vrijwilligers ontplooiingskansen krijgen. De organisatie kan scholing in verschillende vormen aanbieden. Scholing richt zich meestal op verbetering van kennis, houding en (communicatieve) vaardig­heden. Een aantal voorbeelden om de deskundigheid van vrijwilligers te vergroten:
– de bespreking van het werk zelf. Door stil te staan bij hoe de vrijwilliger het werk doet en ervaart, leert de vrijwilliger van het werk;
– een regelmatig contact tussen vrijwilligers en begeleider is erop gericht de vrijwilliger in het werk te ondersteunen;
– vormen zoeken waarop het contact met anderen bijdraagt tot inzicht in het werk en de aanpak hiervan;
– gestructureerde bijeenkomsten voor deskundigheidsbevordering (bijvoorbeeld thema-avonden, voorlichtingsfilms etc.);
– cursussen en trainingen: gericht bezig zijn met een bepaald onderwerp, onder begeleiding van iemand die daar deskundig of ervaren in is.

Vrijwilligersbudget
Vrijwilligerswerk kost geld: ondersteuning en begeleiding, activiteiten, onkostenvergoedingen, scholing, verzekeringen, activiteiten en festiviteiten. Het gaat om relatief kleine bedragen, maar niet iedere organisatie kan of wil deze kosten dragen. De kosten van het vrijwilligersbe­leid dienen in ieder geval begroot te worden.