Als bestuurder van een vereniging of stichting ben je in bepaalde gevallen persoonlijk aansprakelijk voor gemaakte schulden van de vereniging of stichting. Het is van belang om je als bestuur en bestuurder bewust te zijn van mogelijke risico’s en daarom verdient dit onderwerp serieuze aandacht. Een stichting of een vereniging is een rechtspersoon. Hierdoor heeft een stichting of vereniging bepaalde rechten en plichten. Als een stichting of vereniging aansprakelijk wordt gesteld, is alleen de rechtspersoon aansprakelijk. Dit geldt ook bij een faillissement. Wanneer er echter sprake is van onbehoorlijk bestuur (wanbestuur) kan een bestuur wel degelijk aansprakelijk worden gesteld en zijn bestuurders dus persoonlijk aansprakelijk. Onbehoorlijk bestuur is wanneer iemand zich niet houdt aan wettelijke bepalingen of de statuten.

Voorbeelden van onbehoorlijk bestuur:
–  het bestuur gaat een financiële verplichting aan waarvan duidelijk is dat deze niet kan worden nagekomen;
–  het bestuur vergadert nooit en maakt van vergaderingen geen notulen;
–  de jaarstukken worden niet opgemaakt;
–  het bestuur dekt de vereniging of stichting niet in tegen duidelijk te voorziene financiële risico’s.
Als bestuursaansprakelijkheid daadwerkelijk wordt vastgesteld, is het gehele bestuur collectief en hoofdelijk aansprakelijk. Dit houdt in dat een bestuurder ook aansprakelijk kan worden gesteld voor schade die door één van de bestuurders veroorzaakt is.

Vormen van aansprakelijkheid
Er zijn twee vormen van aansprakelijkheid: interne en externe aansprakelijkheid.

1. Interne aansprakelijkheid
Een bestuurder die zijn taak niet naar behoren vervult waardoor schade wordt veroorzaakt, kan door de vereniging of stichting die hij bestuurt aansprakelijk worden gesteld voor de daaruit voortkomende schade. Bestaat het bestuur uit meerdere personen, dan zijn alle bestuurders voor het geheel aansprakelijk.
Voorbeeld interne aansprakelijkheid: Het bestuur van een stichting krijgt een maandelijkse vergoeding voor gemaakte onkosten. Zonder directe aanleiding besluit het bestuur deze vergoeding te verhogen. Bij de subsidietoekenning werd geen rekening gehouden met de hoogte van deze onkostenvergoeding. Het bestuur wordt vervangen wanneer de toekenning van de hoge onkostenvergoeding aan het licht komt. Later stelt de stichting het oude bestuur aansprakelijk voor de financiële schade die is voortgekomen uit de verhoging van de onkostenvergoeding. Uiteindelijk doet de rechter uitspraak dat het oude bestuur wanprestatie (onrechtmatige daad) heeft gepleegd en dat het hoofdelijk aansprakelijk is voor het totaal teveel ontvangen bedrag.

2. Externe aansprakelijkheid
Iemand die schade lijdt als gevolg van een onrechtmatige daad door een vereniging of stichting, kan deze aansprakelijk stellen. Daarnaast kan een derde een bestuurder persoonlijk aansprakelijk stellen wanneer de onrechtmatige daad hem persoonlijk verweten kan worden. Een bestuurder sluit bijvoorbeeld een contract namens de stichting of vereniging terwijl hij weet dat de daarin opgenomen verplichtingen niet nagekomen kunnen worden. Wanneer een bestuur vergadert overeenkomstig de statuten, de jaarstukken tijdig worden opgesteld en altijd voldoende inzicht bestaat in de financiën van een stichting of vereniging en er geen risicovolle projecten worden aangegaan die het voortbestaan van een stichting of vereniging bedreigen, dan valt er niet zo veel te vrezen.

Tips om bestuursaansprakelijkheid te voorkomen
– zorg dat de vereniging of stichting op tijd is ingeschreven bij de KvK;
– houd het handelsregister bij de KvK up to date en laat ex-bestuurders uitschrijven;
– zorg ervoor dat u precies weet waarover u wel en niet mag beslissen;
– zorg er bij commerciële activiteiten voor dat de boekhouding in orde is en dat er aan de verplichtingen omtrent het deponeren van de jaarrekening of andere stukken voldaan wordt;
– laat een vereniging altijd notarieel oprichten;
– onderneem meteen actie als je ontdekt dat één van je medebestuurders zich schuldig maakt aan onbehoorlijke taakvervulling;
– maak een duidelijke taakafbakening en leg die vast in de statuten of een reglement;
– begeef je niet buiten de grenzen van je vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Welke risico’s loop je als bestuurder van een vrijwilligersorganisatie?
In het artikel ‘De verantwoordelijkheid van de bestuurder’ in Vakwerk presenteert Edgar Kannekens een handige checklist.

Risicocheck
Om een beter beeld te krijgen van de verantwoordelijkheden als bestuurder, tref je onderstaand een korte vragenlijst aan. De checklist helpt om meer inzicht te krijgen in het risico van bestuurdersaansprakelijkheid. De checklist aansprakelijkheid bestuurder van non-profitorganisaties is bedoeld voor de statutair bestuurder van een stichting of vereniging en pretendeert niet volledig te zijn.

Algemeen
– Ben je bekend met alle terreinen waarop je organisatie risico’s loopt en die kunnen leiden tot niet-begrote uitgaven of tot het niet ontvangen van begrote inkomsten?
– Zijn er op elk van deze risicoterreinen voldoende maatregelen genomen door de verantwoordelijke (mede)bestuurder? (Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeren.)
– Ben je zelf volledig in staat om je bestuurstaak te vervullen en kun je overzien of je collega-bestuurders aan hun verplichtingen voldoen?
– Ben je er zeker van dat het door je medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein niet tot risico’s voor je organisatie leidt?
– Is de besluitvorming van ‘gevoelige’ onderwerpen, waarover binnen het bestuur overeenstemming bestaat en/of waarvoor door het toezichthoudend orgaan toestemming is gegeven, uitvoerig schriftelijk vastgelegd (onder andere in notulen)?
– Als ‘gevoelige’ onderwerpen een risico voor je organisatie kunnen vormen, heb je dan aan het bestuur en het toezichthoudend orgaan je bezwaren bekend gemaakt? Heb je maatregelen genomen of verzocht om maatregelen?
– Als het antwoord op de vorige vraag ‘ja’ is en er wordt geen actie ondernomen, ben je er dan zeker van dat je nog kunt aanblijven als bestuurder?

Formaliteiten
– Ben je bekend met de inhoud van de statuten van je organisatie? Hou je daar ook rekening mee, met name voor wat betreft de regels inzake vertegenwoordiging (bijvoorbeeld: voorafgaande goedkeuring toezichthoudend orgaan) en de doelomschrijving?
– Is/wordt aan alle formaliteiten voldaan, die nodig zijn voor de totstandkoming en handhaving van je organisatie?

Administratieve en openbaarmaking financiële gegevens?
– Is je organisatie verplicht om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken? Zo ja: wordt er op tijd en volgens deze regels aan de verplichtingen voldaan?
– Beschikt je organisatie over een administratie, die in overeenstemming is met de omvang van je organisatie? Geeft die administratie voldoende inzicht in de financiële positie van je organisatie?
– Zijn organisatorische maatregelen genomen om te zorgen dat de administratie blijft voldoen aan de gestelde eisen? Bijvoorbeeld door controle van de externe deskundige?

Financieel gezond?
– Kan je organisatie aan haar betalingsverplichtingen ten opzichte van de fiscus, bedrijfsvereniging, pensioenfonds en dergelijke blijven voldoen? Zo nee: heb je tijdig betalingsonmacht gemeld volgens de regels? (Zie ook volgende punt.)
– Is te voorzien dat je organisatie niet aan haar verplichtingen ten opzichte van andere schuldeisers kan voldoen? Zo ja: is faillissement aangevraagd?
Als één van deze vragen met ‘nee’ wordt beantwoord, kunnen er aansprakelijkheidsrisico’s zijn, en is er reden voor de bestuurder om actie te ondernemen.

Uit: Per saldo, tijd voor de balans, een verzameling van artikelen uit Vakwerk.
Door: Edgar Kannekes, Mazars Accountants.