Afspraken maken
Vrijwilligers zetten zich in zonder betaald te worden. Dat betekent niet dat vrijwilligers geen rechten en plichten hebben. Wettelijk is er helaas weinig geregeld voor vrijwilligers. De rechten en plichten hangen daarom voornamelijk af van de afspraken die de vrijwilliger maakt met de organisatie. Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken en deze bij voorkeur in een vrijwilligersover­eenkomst vast te leggen. De belangrijkste zaken waarover afspraken gemaakt kunnen wor­den.

Soort werkzaamheden
Maak afspraken over welke werkzaamheden verricht gaan worden. Onduidelijkheid is zowel voor de vrijwilliger als voor de organisatie vervelend. Informeer of er mogelijkheden zijn voor eventuele tussentijdse veranderingen.

Inwerktijd en begeleiding
Een goede introductie is belangrijk. Veel organisaties kennen daarom een proefperiode. In deze periode hoort de vrijwilliger goede informatie over de organisatie, de werkplek en collega’s te krijgen. Tijdens de proefperiode, maar ook daarna, heeft de vrijwilli­ger recht op begeleiding. Maak afspraken over de aard en de inhoud van de begeleiding en over de wijze waarop de inwerkperiode wordt afgesloten.

Werktijden en vakanties
Maak duidelijke afspraken over werktijden, vakanties en ziekte. Denk bij het maken van afspraken over werktijden ook aan de voorbereiding en de afsluiting: begeleidingsgesprekken, reistijd en al dan niet verplichte vergaderingen. Vaak is een opzegtermijn wenselijk om het werk goed af te kunnen ronden en over te dragen.

Inspraak en medezeggenschap
Wie nergens over mee kan praten, zal zich niet zo betrokken voelen bij wat er in de organisa­tie gebeurt. Wie weet waarom bepaalde afspraken zijn gemaakt, zal eerder geneigd zijn deze ook zo goed mogelijk uit te voeren. Inspraak is een recht dat het werkplezier vergroot. Elke organisatie heeft haar eigen regels. Deze regels zijn in de statuten en het huishoudelijk reglement vastgelegd.

Scholing
Informeer of er scholingsmogelijkheden zijn (bijvoorbeeld trainingen, themabijeenkomsten en vakliteratuur). De kosten voor scholing worden meestal vergoed door de organisatie. De organisatie kan dan wel van de vrijwilliger verlangen dat hij/zij een bepaalde periode vrijwilligerswerk blijft doen.

Vrijwilligerswerk en uitkering
Mensen met een uitkering moeten voordat zij vrijwilligerswerk gaan doen toestemming vragen aan de uitkeringsinstantie. Wanneer er zonder toestemming gestart wordt met vrijwilligerswerk, kan er een sanctie volgen. Vraag ook bij de uitkeringsinstantie na tot welk bedrag je een onkostenvergoeding mag ontvangen. Voor vrijwilligers met een uitkering is de Landelijke Regeling Onkostenvergoeding Vrijwilligers niet altijd van toepassing.

Onkostenvergoeding
Vrijwilligers moeten soms kosten maken om het werk te kunnen doen (bijvoorbeeld reiskosten). Hoewel het niet verplicht is, vergoeden veel organisaties deze kosten. Maak duidelijke afspraken welke kosten eventueel vergoed worden. Er bestaat een Landelijke Regeling Onkostenvergoeding Vrijwilligers die inhoudt dat een organisatie tot € 1700,00 per jaar [= per 1-1-2019] mag vergoeden, zonder dat de vrijwilliger of de organisatie problemen krijgt met de Belasting­dienst.

Verzekeringen
Een vrijwilliger kan schade aanrichten of een ongeluk krijgen. De financiële gevolgen van deze risico’s kunnen door de organisatie met een collectieve WA- en/of ongevallenverzekering voor de vrijwilligers worden afgedekt. Alle vrijwilligers zijn sowieso via de gemeente verzekerd. Eventueel kan de organisatie een aanvullende verzekering afsluiten.